April 14, 2021

Perangkat Lunak Manajemen Sekolah ESL – Mengintegrasikan Siswa, Hasil, Aktivitas, Keluarga Angkat, Dan Agen

Saya melihat banyak bisnis kecil berjuang, mencoba mengelola bisnis mereka sehari-hari menggunakan beberapa spreadsheet, database, templat kata, dan bahkan sistem berbasis kartu. Seringkali, bisnis telah melampaui kemampuan alat-alat ini, atau, lebih tepatnya, penggunaan alat-alat ini tidak optimal atau tidak terhubung. Bisnisnya telah berkembang, tetapi sistemnya tidak berkembang, menambah mimpi buruk administratif.

Pemilik bisnis kecil atau menengah umumnya sangat ahli di bidangnya dan mungkin tidak menyadari bahwa sering kali ada solusi yang sangat sederhana yang dapat mengurangi waktu administrasi berjam-jam dari tugas-tugas penting sehari-hari.

Melihat secara mendalam proses administrasi Sekolah Bahasa Inggris, kami menemukan bahwa sekolah tersebut berjalan pada beberapa spreadsheet dan database yang tidak terhubung. Ada database mahasiswa, database agen, database keluarga angkat dan spreadsheet kegiatan ekstrakurikuler yang ditawarkan beserta biayanya. Operator aktivitas berada di selembar kertas yang ditempel di dinding. Untuk menyusun siswa bulanan, dan laporan akhir studi, setiap guru membutuhkan beberapa templat excel tergantung pada level siswa. Informasi yang diperlukan sudah ada, tetapi membuat formulir pendaftaran, laporan keluarga angkat untuk mengirim agen, laporan siswa, dan memenuhi persyaratan pelaporan dari pemerintah pusat menjadi sangat sulit, membuat frustrasi, dan memakan waktu.

Jadi bagaimana proses ini bisa dibuat lebih sederhana? Masalah utamanya adalah kurangnya konektivitas. Masukkan database relasional. Database relasional adalah salah satu ‘objek’ yang berbeda dapat berhubungan dan terhubung satu sama lain, atau dengan kata lain, kumpulan tabel yang secara khusus terkait satu sama lain menggunakan kunci. Struktur ini memungkinkan satu titik entri data, dengan pembaruan apa pun yang hanya diperlukan sekali untuk efisiensi dan integritas data. Dengan struktur ini, dimungkinkan untuk mengumpulkan data untuk tujuan pelaporan tanpa harus mengatur ulang tabel. Ini juga merupakan proses sederhana untuk menambahkan elemen data baru ke tabel atau menambahkan tabel baru.

Dengan skenario Sekolah Bahasa Inggris, ‘tabelnya’ adalah siswa, keluarga angkat, agen, hasil siswa, dan aktivitas siswa. Dengan menggunakan database relasional, proses dari pendaftaran awal hingga laporan akhir siswa dan pelaporan pemerintah dapat disederhanakan. Pertama, siswa tersebut masuk sebagai siswa baru. Siswa kemudian dapat ditugaskan ke keluarga angkat dan agen dengan memilih keluarga angkat dan agen dari daftar drop-down yang muncul di layar siswa. Demikian pula, hasil dan aktivitas dapat dikaitkan dengan siswa selama periode pendaftaran. Formulir pendaftaran, laporan home-stay, laporan akademik, laporan aktivitas dan banyak laporan lainnya dapat dengan mudah dibuat menggunakan kapabilitas data fleksibel dari database relasional.

Penyimpanan data yang efisien terletak di belakang antarmuka pengguna ujung depan. Dengan aplikasi database menu-driven, pengguna tidak perlu memiliki pengetahuan database. Layar input menyediakan fungsionalitas untuk menambah dan mengedit siswa, keluarga angkat, agen, hasil akademik, dan aktivitas yang dilakukan. Tautan dan tombol yang muncul di layar pengguna menyediakan navigasi dan fungsionalitas seperti pembuatan formulir pendaftaran, laporan keluarga angkat, dan bulanan serta hasil akhir studi.

Jika administrasi Sekolah Bahasa Inggris Anda menjadi lebih sulit dari yang Anda kira, Anda bisa mendapatkan keuntungan dengan melihat ke dalam sistem database relasional.

Artikel ini dikirimkan oleh Deborah Anderson, Director of TechSalad.

TechSalad mengkhususkan diri dalam solusi database khusus untuk bisnis kecil.

Aplikasi Database Relasional termasuk perangkat lunak administrasi Sekolah Bahasa Inggris dan perangkat lunak manajemen faktur Club Membership.